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Résolution 2019-05-13: Procédure portant sur la réception et l’examen des plaintes formulées dans le cadre de l’adjudication d’un contrat à la suite d’une demande de soumissions publiques ou de l’attribution d’un contrat

17 mai 2019

ATTENDU qu’en vertu de l’article 938.1.2.1 du Code municipal du Québec (RLRQ, c. C-27.1) (ci-après: le «CM»), une municipalité doit se doter d’une procédure portant sur la réception et l’examen des plaintes formulées dans le cadre de l’adjudication d’un contrat à la suite d’une demande de soumissions publique ou de l’attribution d’un contrat;

ATTENDU que la municipalité doit examiner et traiter de façon équitable les plaintes qui lui sont formulées par les personnes intéressées;

ATTENDU que rien dans la présente procédure ne doit modifier ou limiter les obligations prévues au CM quant aux modalités de traitement des plaintes.

À CES CAUSES, il est proposé par madame Linda MacCulloch,

Appuyé par monsieur Gilles Gauthier

Et résolu :

QUE le conseil municipal de Saint-Narcisse adopte la procédure portant sur la réception et l’examen des plaintes formulées dans le cadre de l’adjudication d’un contrat à la suite d’une demande de soumissions publique ou de l’attribution d’un contrat comme suit:

  • Préambule

 

Le préambule de la présente procédure en fait partie intégrante.

  • Objets

 

La présente procédure a pour objets :

  • d’assurer un traitement équitable des plaintes formulées à la municipalité dans le cadre de l’adjudication d’un contrat à la suite d’une demande de soumissions publique;
  • d’assurer un traitement équitable des manifestations d’intérêt formulées à la municipalité dans le cadre d’un contrat qui n’eut été de l’article 938 CM aurait été assujetti à l’article 935 CM, avec un fournisseur qui est le seul en mesure de fournir les biens ou les services en vertu du paragraphe 2 du premier alinéa de l’article 938 CM;
  • d’identifier la personne à qui ces plaintes ou manifestations d’intérêt devront être transmises, incluant son adresse électronique.
  • Interprétation

 

La présente procédure ne doit pas être interprétée comme permettant de déroger aux dispositions impératives des lois qui régissent les contrats des municipalités, incluant les dispositions prévues à ces lois quant au droit de formuler une plainte, les modalités de recevabilité de cette plainte, les délais applicables, etc.

  • Fonctionnaire responsable

 

Le directeur général et secrétaire-trésorier de la municipalité est désigné responsable de la présente procédure. À cette fin, il est désigné comme étant la personne à qui doit être adressée toute plainte relative à un processus de demande de soumissions publique, de même que toute manifestation d’intérêt à la suite de la publication d’un avis d’intention, conformément à l’article 938.0.0.1 CM.

En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir du directeur général et secrétaire-trésorier, la secrétaire trésorière adjointe assume cette responsabilité.

Toute plainte ou manifestation d’intérêt doit être transmise à l’adresse courriel suivante: [email protected], ou à toute autre adresse désignée par le fonctionnaire responsable et qui devra être indiquée dans la demande de soumissions publiques ou l’avis d’intention de conclure un contrat de gré à gré.

  • Obligations du fonctionnaire responsable

 

Le fonctionnaire responsable doit agir en toute impartialité et avec diligence dans l’application des dispositions du CM relatives à la réception, l’examen, le traitement et le suivi des plaintes ou des manifestations d’intérêt.

Relativement à ces fonctions, le fonctionnaire responsable doit notamment :

  • recevoir les plaintes ou manifestations d’intérêt;
  • vérifier leur recevabilité en fonction des dispositions du CM et de la présente procédure;
  • s’assurer que les inscriptions soient faites sur le Système électronique d’appel d’offres (SEAO) conformément au CM;
  • assurer le traitement et le suivi des plaintes et manifestations d’intérêt, conformément au CM, en faisant appel à toute personne, firme ou tout spécialiste mandaté par la municipalité lorsque cela est approprié ou d’intérêt;
  • formuler et transmettre au plaignant ou à la personne ayant manifesté son intérêt, la décision de la municipalité;
  • informer le plaignant ou la personne ayant manifesté son intérêt de son droit de formuler une plainte en vertu de la Loi sur l’Autorité des marchés publics (RLRQ, c. A-33.2.1), lorsqu’applicable, dans les délais prévus au CM ou à la LCV.
  • Motifs au soutien d’une plainte dans le cadre de l’adjudication d’un contrat à la suite d’une demande de soumissions publique

 

Une personne intéressée ou un groupe de personnes intéressées à participer au processus d’adjudication ou son représentant peut porter plainte relativement au processus de demande de soumissions publiques lorsqu’elle est d’avis que la demande de soumissions prévoit des conditions qui:

  • n’assurent pas un traitement intègre et équitable des concurrents;
  • ne permettre pas à des concurrents d’y participer bien qu’ils soient qualifiés pour répondre aux besoins exprimés; ou
  • ne sont pas autrement conformes au cadre normatif de la municipalité.
  • Motif au soutien d’une manifestation d’intention dans le cadre de l’attribution d’un contrat de gré à gré avec un « fournisseur unique»

 

Une personne peut manifester son intérêt dans un contrat devant être conclu de gré à gré avec un « fournisseur unique» si elle est en mesure de démontrer qu’elle peut réaliser ce contrat eu égard aux besoins de la municipalité et aux obligations du contrat énoncé dans l’avis d’intention.

  • Entrée en vigueur

 

Cette procédure entre en vigueur dès son adoption par le Conseil de la municipalité.

Adoptée à l’unanimité.

/ Monsieur Guy Veillette, maire /               /Monsieur Stéphane Bourassa, directeur général/

Copie certifiée conforme,

extrait d’une séance du Conseil

tenue le 6 mai 2019.

Donné à Saint-Narcisse ce 8 mai 2019

Stéphane Bourassa, directeur général

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