ATTENDU qu’en vertu de l’article 938.1.2.1 du Code municipal du Québec (RLRQ, c. C-27.1) (ci-après: le «CM»), une municipalité doit se doter d’une procédure portant sur la réception et l’examen des plaintes formulées dans le cadre de l’adjudication d’un contrat à la suite d’une demande de soumissions publique ou de l’attribution d’un contrat;
ATTENDU que la municipalité doit examiner et traiter de façon équitable les plaintes qui lui sont formulées par les personnes intéressées;
ATTENDU que rien dans la présente procédure ne doit modifier ou limiter les obligations prévues au CM quant aux modalités de traitement des plaintes.
À CES CAUSES, il est proposé par madame Linda MacCulloch,
Appuyé par monsieur Gilles Gauthier
Et résolu :
QUE le conseil municipal de Saint-Narcisse adopte la procédure portant sur la réception et l’examen des plaintes formulées dans le cadre de l’adjudication d’un contrat à la suite d’une demande de soumissions publique ou de l’attribution d’un contrat comme suit:
- Préambule
Le préambule de la présente procédure en fait partie intégrante.
- Objets
La présente procédure a pour objets :
- d’assurer un traitement équitable des plaintes formulées à la municipalité dans le cadre de l’adjudication d’un contrat à la suite d’une demande de soumissions publique;
- d’assurer un traitement équitable des manifestations d’intérêt formulées à la municipalité dans le cadre d’un contrat qui n’eut été de l’article 938 CM aurait été assujetti à l’article 935 CM, avec un fournisseur qui est le seul en mesure de fournir les biens ou les services en vertu du paragraphe 2 du premier alinéa de l’article 938 CM;
- d’identifier la personne à qui ces plaintes ou manifestations d’intérêt devront être transmises, incluant son adresse électronique.
- Interprétation
La présente procédure ne doit pas être interprétée comme permettant de déroger aux dispositions impératives des lois qui régissent les contrats des municipalités, incluant les dispositions prévues à ces lois quant au droit de formuler une plainte, les modalités de recevabilité de cette plainte, les délais applicables, etc.
- Fonctionnaire responsable
Le directeur général et secrétaire-trésorier de la municipalité est désigné responsable de la présente procédure. À cette fin, il est désigné comme étant la personne à qui doit être adressée toute plainte relative à un processus de demande de soumissions publique, de même que toute manifestation d’intérêt à la suite de la publication d’un avis d’intention, conformément à l’article 938.0.0.1 CM.
En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir du directeur général et secrétaire-trésorier, la secrétaire trésorière adjointe assume cette responsabilité.
Toute plainte ou manifestation d’intérêt doit être transmise à l’adresse courriel suivante: [email protected], ou à toute autre adresse désignée par le fonctionnaire responsable et qui devra être indiquée dans la demande de soumissions publiques ou l’avis d’intention de conclure un contrat de gré à gré.
- Obligations du fonctionnaire responsable
Le fonctionnaire responsable doit agir en toute impartialité et avec diligence dans l’application des dispositions du CM relatives à la réception, l’examen, le traitement et le suivi des plaintes ou des manifestations d’intérêt.
Relativement à ces fonctions, le fonctionnaire responsable doit notamment :
- recevoir les plaintes ou manifestations d’intérêt;
- vérifier leur recevabilité en fonction des dispositions du CM et de la présente procédure;
- s’assurer que les inscriptions soient faites sur le Système électronique d’appel d’offres (SEAO) conformément au CM;
- assurer le traitement et le suivi des plaintes et manifestations d’intérêt, conformément au CM, en faisant appel à toute personne, firme ou tout spécialiste mandaté par la municipalité lorsque cela est approprié ou d’intérêt;
- formuler et transmettre au plaignant ou à la personne ayant manifesté son intérêt, la décision de la municipalité;
- informer le plaignant ou la personne ayant manifesté son intérêt de son droit de formuler une plainte en vertu de la Loi sur l’Autorité des marchés publics (RLRQ, c. A-33.2.1), lorsqu’applicable, dans les délais prévus au CM ou à la LCV.
- Motifs au soutien d’une plainte dans le cadre de l’adjudication d’un contrat à la suite d’une demande de soumissions publique
Une personne intéressée ou un groupe de personnes intéressées à participer au processus d’adjudication ou son représentant peut porter plainte relativement au processus de demande de soumissions publiques lorsqu’elle est d’avis que la demande de soumissions prévoit des conditions qui:
- n’assurent pas un traitement intègre et équitable des concurrents;
- ne permettre pas à des concurrents d’y participer bien qu’ils soient qualifiés pour répondre aux besoins exprimés; ou
- ne sont pas autrement conformes au cadre normatif de la municipalité.
- Motif au soutien d’une manifestation d’intention dans le cadre de l’attribution d’un contrat de gré à gré avec un « fournisseur unique»
Une personne peut manifester son intérêt dans un contrat devant être conclu de gré à gré avec un « fournisseur unique» si elle est en mesure de démontrer qu’elle peut réaliser ce contrat eu égard aux besoins de la municipalité et aux obligations du contrat énoncé dans l’avis d’intention.
- Entrée en vigueur
Cette procédure entre en vigueur dès son adoption par le Conseil de la municipalité.
Adoptée à l’unanimité.
/ Monsieur Guy Veillette, maire / /Monsieur Stéphane Bourassa, directeur général/
Copie certifiée conforme,
extrait d’une séance du Conseil
tenue le 6 mai 2019.
Donné à Saint-Narcisse ce 8 mai 2019
Stéphane Bourassa, directeur général